Organize sua gestão de cobranças e pare de perder dinheiro

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Algo muito comum entre micro e pequenos empresários é a dificuldade de alinhar processos, por vários motivos: falta de pessoal, falta de tempo, falta de dinheiro ou mesmo de enfrentar mudanças – ainda que seja para melhor. O problema é que boa parte dessa organização que fica sendo adiada está diretamente ligada ao aumento da receita. Entre os esforços que dão retorno financeiro, está a gestão de cobranças. Pode até dar trabalho (o que não dá?), mas não é complicado e vale muito a pena. Mais do que deixar sua empresa preparada para crescer, é uma forma importante de parar de perder dinheiro.

No post que fizemos sobre como o aumento da inadimplência afeta o dia a dia das empresas, já mostramos nossa preocupação com a falta de consciência que existe sobre esse problema. Lembramos que é comum as empresas não chegarem a questionar quanta receita deixou de entrar por causa de dívidas não quitadas. Sem “acordar” para o problema, os empresários continuam correndo atrás de outras estratégias desgastantes e nocivas para o negócio, como redução de investimentos, diminuição de margem de lucro e até corte de pessoal.

O que é gestão de cobranças?

A gestão de cobranças estabelece o fluxo de acompanhamento de pagamentos pendentes: boletos, duplicatas, etc. Ela determina que atitudes serão tomadas para cada situação da dívida (que pode ser a pagar, a vencer, inadimplente, etc). Por exemplo: os pagamentos pendentes serão checados semanalmente; para aqueles que estão a uma semana do vencimento, será enviado um e-mail lembrando da data; para os vencidos há até uma semana, será feita uma ligação.

Assim, ter uma gestão de cobranças não significa que você vai contratar uma equipe para cuidar só disso. É ótimo poder contar com pessoas dedicadas à atividade, mas ela pode ser desenvolvida até por você mesmo, com ou sem ajuda de plataformas. A diferença de ter uma ferramenta como a Pague Bem Recupera é que tudo fica automatizado e você não perde tempo com processos manuais, além de não correr o risco de perder prazos ou deixar uma dívida passar despercebida.

Principais causas da ineficiência (ou ausência) da gestão de cobranças em micro e pequenas empresas

Com ou sem gestão de cobranças estruturada, há questões que dificultam o processo de identificar e resolver a inadimplência, como as que listamos abaixo:

  • Falta de organização e de planejamento com as finanças: a dificuldade fica maior quando não há uso de ferramentas para fazer o controle financeiro e todas as atividades são feitas manualmente. Isso aumenta o risco de erros e exige mais mão de obra (que poderia ser direcionada para serviços mais rentáveis à empresa);
  • Poucos recursos para investimentos em análise de crédito: nessa situação, são utilizadas ferramentas informais como “referências pessoais” para saber se o cliente é bom ou mau pagador;
  • Centralizar as cobranças, seja por falta de orçamento ou por não querer (ou não saber) repassar para outra pessoa: muitas vezes o próprio dono é quem “mete a mão na massa” – em vez de ter algum funcionário focado nisso. Assim, o empreendedor deixa de investir tempo em estratégias de negócio para fazer cobranças por telefone ou, em alguns casos, “porta a porta”. A situação piora quando o serviço é todo manual;
  • Maus pagadores: descaso da parte do devedor em sanar as suas pendências. Não podemos esquecer da responsabilidade daqueles que deixam de pagar suas dívidas não por estarem em uma fase difícil, mas simplesmente por não se importarem com quem precisa do dinheiro para cobrir despesas. São pessoas que, infelizmente, vivem de aparências, seja nas redes sociais ou no dia a dia, mas que, na verdade, não cumprem seus compromissos financeiros.

Principais vantagens da gestão de cobranças

Por outro lado, há vantagens muito significativas quando a gestão de cobranças é implantada e aperfeiçoada, mesmo que demore um pouco e tenha alguns tropeços. Veja as principais:

  • Controle sobre o que já foi pago e o que não foi: nada como saber com quanto você poderá contar no caixa nos meses seguintes. Essa é uma das maiores vantagens, saber quanto está quitado, quanto falta e, com isso, poder definir com clareza o nível do esforço que será empregado para recuperar uma dívida.
  • Histórico dos clientes para análises futuras: ao cadastrar e acompanhar as dívidas de cada cliente, você pode saber como ele se comportou, se atrasou, quanto tempo ficou sem dar notícias, se é um bom pagador e, principalmente, se merece receber crédito novamente. Com esse registro, você não fica dependendo só da sua memória e qualquer pessoa além de você pode conhecer o histórico do cliente.
  • Bases para tomar decisões estratégicas: com todas essas informações em mãos, você também poderá começar a avaliar suas estratégias de concessão de crédito. Por exemplo: Vale a pena parcelar em X vezes? O valor que cobro de entrada está muito pequeno e aumenta meu risco de perder dinheiro caso o cliente fique inadimplente? Como é a incidência de maus pagadores de acordo com o setor de atuação dos clientes?

Como aplicar a gestão de cobranças na sua empresa

No post sobre como evitar a inadimplência de pessoa jurídica, já tínhamos falado sobre como se prevenir de calotes, mas vamos dar mais algumas dicas da gestão de cobranças em si:

  • Mantenha atualizado o cadastro dos seus clientes e suas respectivas dívidas e acompanhe os pagamentos. É a maneira mais eficiente de tomar uma atitude assim que a inadimplência acontece;
  • Defina uma rotina de checagem, preferencialmente semanal, dos prazos das dívidas;
  • Determine prazos em que você vai atuar antes do vencimento, no vencimento e depois do vencimento. Para cada um, defina uma ação a ser tomada. Lembre-se de que a cobrança deve ter o mínimo de estresse possível. Isso vale principalmente para quando o devedor deixar de cumprir seus compromissos.
  • Avalie usar ferramentas on-line como a Pague Bem Protege, que tem seu próprio método de cobrança automatizada e que só precisa que você cadastre as cobranças. Clique aqui e entenda como funciona.


Agora é com você!

No nosso blog temos vários outros posts sobre esse assunto. Instituições como o Sebrae também dão diversas orientações sobre o tema. Em geral, há mais falta de atitude do que de informação. Essa é a dura verdade. E ter pouco dinheiro para fazer as coisas acontecerem também não pode ser uma barreira. Ferramentas como a Pague Bem Brasil Recupera podem ser utilizadas com investimentos a partir de R$ 5 – aliás, quando você se cadastra, ganha R$ 5 para usar a plataforma. Como disse Aaron Ross no livro Receita Previsível, “A escassez de dinheiro é uma desculpa comum para a falta de criatividade”.

Conheça também a Pague Bem Protege, nossa plataforma de gratuita e colaborativa que ajuda você a fazer a análise de crédito de pessoa jurídica.

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